美国公司主体资格证明公证认证/商业文件公证认证

近年来,越来越多的公司选择在美国开办海外公司,而特拉华州因其免税的政策已经成为绝大部分公司注册的首选地,许多在加州硅谷的公司不仅在硅谷有公司,同时在特拉华州也创建了新的公司。

美国公司在中国设立合资或外商独资企业、设立代表处、商标注册、法院诉讼等商业活动时,或是国内企业与美国注册的公司产生贸易纠纷需要在国内对境外企业提起法院诉讼时均需要出具境外公司主体资格证明,并需办理中国驻美国领事馆的认证以此证明主体资格真实存在。

不论您在哪个州哪个城市注册的公司,我们都可以帮您代办公司商业文件认证,经过中国驻美国大使馆或领事馆认证的公司文件才是可以拿回中国使用的有效文件。

常见的美国公司商业类文件类型

公司注册证书 Articles of Incorporation,也叫做 Certificate of Incorporation
公司存续证明 Good standing,也叫做 Certificate of Account Status
银行资信证明 Bank letter
公司规章细则 Corporate Bylaws
公司决议 Adoption of Corporate Resolution
董事会决议 Board Resolution
会议纪要 Minutes of Meeting

一般情况下来讲如果美国公司在中国开设分公司,会要求至少提供美国公司章程认证、美国公司存续证明认证、银行资信证明认证。

如果涉及到股东在中国的民事诉讼等,除了提供公司章程、存续证明、资信证明以外,涉及到纠纷的还需要对公司决议、董事会决议、会议纪要等商业文件进行认证, 在很多情况下还需要将民事诉讼状 Civil Complaint 办理三级认证。如何在中国国内起诉美国公司请参考:中国公司如何在国内起诉美国公司?

需要什么文件来做领事认证决定于使用的目的,因此请和国内相关机构核实需要的材料一次性办妥,以免导致不断反复的认证影响您在国内办事的进度。

  • 美国公司章程、美国公司存续证明认证

公司章程(Articles of Incorporation)在您最初注册公司的时候已经在州务卿备档;公司正常存续证明(Certificate of Good Standing)用于证明公司是否为正常存续状态,确定公司是否有未年检或注销的行为发生。在公司注册地所在的州务卿Corporation Division 处申请核证副本(Certified Copy)即可。

申请到公司章程及正常存续证明的核证副本后可委托我们帮您办理美国州务卿/国务院认证以及中国驻美大使馆或领事馆认证两个步骤。

  • 美国公司银行资信证明认证

银行资信证明 (Bank Letter) 用来证明公司在银行账户的活动及有效性,您需要去开户行申请银行资信证明并要求银行的公证员(Notary Public)将银行资信证明做公证。

您拿到公证好的银行资信证明之后就可以委托我们帮您代办后续的三级认证步骤: 地方法院认证-州务卿认证-美国国务卿认证-中国驻美大使馆或领事馆认证。

注意事项:三级认证,是中国使领馆对认证的统称,顾名思义就是认证需要三个步骤,实际上有些州只需要两步认证就可以了,而有一些州有可能需要四步认证。

  • 美国公司规章细则、美国公司决议、美国公司董事会决议

公司规章细则 (Corporate Bylaws) 、公司决议 (Adoption of Corporate Resolution)、董事会决议 (Board Resolution) 等文件需要去银行找公证员公证,一般开户行会为您免费办理。公证好的文件就可以委托我们代办后续的三级认证步骤:地方法院认证-州务卿认证-美国国务卿认证-中国驻美大使馆或领事馆认证。

  • 美国公司会议纪要认证

如股东之间涉及到民事纠纷的,有可能需要对会议纪要 (Minutes of Meeting) 做领事认证,会议纪要需要到您的开户行找公证员公证,公证后的文件可以委托我们代办后续的三级认证步骤:地方法院认证-州务卿认证-美国国务卿认证-中国驻美大使馆或领事馆认证。

美国公司商业文件认证的处理时间

一般情况下商业文件认证办理时长为15个工作日,加急服务时长10-12个工作日,加急服务请先提前预约。

美国公司商业文件认证的步骤

如果委托我们办理美国公司文件的公证认证,我们将全权负责与美国机构的沟通、缴费、文件提交及邮寄等工作。我们有多年的专业经验,最大程度的提高文书认证的成功率,并为您节约宝贵时间。

美国公司商业文件认证所需材料

我公司为您提供美国商业文件认证服务,所需材料清单如下:

  • 美国公司章程认证

1)公证认证申请表原件(需含原始签字,不接受扫描件)
2)公司章程 (Article of Incorporation) 原件及复印件(公司章程原件,指的是核证副本)
3)公司法人护照复印件及在国外居留身份证明复印件
4)申请人/代理人护照复印件及在国外居留身份证明复印件

注1:公司章程,请从州务卿申请核证副本 (Certified Copy),提交给我公司。不是核证副本的,政府部门将不予认证。

注2:申请人名字没有出现在公司章程中的,请法人起草一份声明书证明申请人是受公司全权委托办理公司章程认证。

样例:
_________, 在我公司_______________ 担任____行政助理______一职,公司已授权他/她全权代办公司商业认证相关事宜。
_________, is the administrative assistant, and is authorized to handle the business related authentication on the behalf of the __________________________________company.

注3:目前为中国国籍的,需要提供在当地的居留证明,比如绿卡、枫叶卡、H1B等。
已加入外国国籍的,提供外国护照复印件即可作为居留身份的证明。 

  • 美国公司存续证明认证

1)公证认证申请表原件(需含原始签字,不接受扫描件)
2)公司存续证明 (Good Standing) 原件及复印件(公司存续证明原件,指的是核证副本)
3)公司章程 (Article of Incorporation) 复印件
4)公司法人护照复印件及在国外居留身份证明复印件
5)申请人/代理人护照复印件及在国外居留身份证明复印件

注1:公司存续证明,请从从州务卿申请核证副本 (Certified Copy),提交给我公司。不是核证副本的,政府部门将不予认证。

注2:申请人名字没有出现在公司章程中的,请法人起草一份声明书证明申请人是受公司全权委托办理公司章程认证。

样例:
_________, 在我公司_______________ 担任____行政助理______一职,公司已授权他/她全权代办公司商业认证相关事宜。
_________, is the administrative assistant, and is authorized to handle the business related authentication on the behalf of the __________________________________company.

注3:目前为中国国籍的,需要提供在当地的居留证明,比如绿卡、枫叶卡、H1B等。
已加入外国国籍的,提供外国护照复印件即可作为居留身份的证明。 

  • 美国公司银行资信证明认证

1)公证认证申请表原件(需含原始签字,不接受扫描件)
2)银行资信证明 (Bank Letter) 原件及复印件(原件,指经公证员公证的银行证明信)
3)公司章程 (Article of Incorporation) 复印件
4)公司法人护照复印件及在国外居留身份证明复印件
5)申请人/代理人护照复印件及在国外居留身份证明复印件

注1:资信,顾名思义,资产和信用。银行资信证明请到公司的开户行申请,资信证明内容一般包括开户账户、开户日期、存款等信息。请务必要求银行公证员 (Notary Public) 对资信证明进行公证,将公证后的材料提交给我们。未经公证的资信证明,政府部门将不予认证。

注2:申请人名字没有出现在公司章程中的,请法人起草一份声明书证明申请人是受公司全权委托办理公司章程认证。

样例:
_________, 在我公司_______________ 担任____行政助理______一职,公司已授权他/她全权代办公司商业认证相关事宜。
_________, is the administrative assistant, and is authorized to handle the business related authentication on the behalf of the __________________________________company.

注3:目前为中国国籍的,需要提供在当地的居留证明,比如绿卡、枫叶卡、H1B等。
已加入外国国籍的,提供外国护照复印件即可作为居留身份的证明。 

  • 美国公司决议、董事会决议认证、会议纪要认证

对于像会议决议 (Corporate Resolution)、董事会决议 (Board Resolution)、会议纪要 (Minutes of Meeting) 等非政府部门出具的文件,需要去银行(不一定开户行,任意银行均可)找到公证员 (Notary Public) 对相关文件进行公证(Notarize),然后将公证好的文件提交给我公司。

1)公证认证申请表原件(需含原始签字,不接受扫描件)
2)待办理文件的原件及复印件,比如公司决议原件及复印件,会议纪要原件及复印件。(原件,指由您本人当着公证员签字并由公证员公证后的文件,以下州KY, MD, TN, NY, OH, HI, AL, GA还需经County认证)
3)公司章程复印件
4)公司法人护照复印件及在国外居留身份证明复印件
5)申请人/代理人护照复印件及在国外居留身份证明复印件

注1:申请人名字没有出现在公司章程中的,请法人起草一份声明书证明申请人是受公司全权委托办理公司章程认证。样例:
_________, 在我公司_______________ 担任____行政助理______一职,公司已授权他/她全权代办公司商业认证相关事宜。
_________, is the administrative assistant, and is authorized to handle the business related authentication on the behalf of the __________________________________company.注2:目前为中国国籍的,需要提供在当地的居留证明,比如绿卡、枫叶卡、H1B等。
已加入外国国籍的,提供外国护照复印件即可作为居留身份的证明。